1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Специальный отдел является самостоятельным структурным подразделением службы безопасности и подчиняется непосредственно начальнику службы.

1.2. В своей деятельности отдел руководствуется требованиями инструкции по защите коммерческой тайны в части коммерческих секретов.

2.ЗАДАЧИ

Организация и руководство делопроизводством секретных документов и документов с грифом "Коммерческая тайна".

3. СТРУКТУРА

Специальный отдел состоит из следующих структурных единиц:

— сектор обработки секретных документов;

— сектор обработки документов с грифом "Коммерческая тайна";

— машинописное бюро оформления специальных документов;

— экспедиция.

4. ФУНКЦИИ

4.1. Обработка поступающей и отправляемой корреспонденции, доставка ее по назначению.

4.2. Осуществление контроля за сроками исполнения документов.

4.3. Организация работы по регистрации, учету и хранению документальных материалов текущего пользования.

4.4. Разработка номенклатуры дел, осуществление контроля за правильным формированием дел в подразделениях и подготовкой материалов к своевременной сдаче в архив.

4.5. Разработка и внедрение предложений по совершенствованию системы делопроизводства.

4.6. Печатание и размножение секретных документов и документов с грифом "Коммерческая тайна".

4.7. Участие в подготовке проводимых руководством закрытых совещаний и организация их технического обслуживания.

4.8. Специальный отдел в части обеспечения обработки секретных документов руководствуется соответствующими документами, в части ведения делопроизводства с грифом "Коммерческая тайна" выполняет требования инструкции по защите коммерческой тайны.

5. ПРАВА

5.1. Требовать от руководителей подразделений и исполнителей четкого и своевременного выполнения нормативных документов по организации и ведению специального делопроизводства.

5.2. Регулярно проверять правильность ведения делопроизводства в подразделениях, указывать руководителям подразделений на выявленные недостатки и требовать их устранения.

5.3. Возвращать исполнителям документы, оформленные с нарушением установленных правил делопроизводства.

5.4. Указания специального отдела в пределах его функций, предусмотренных положением, являются обязательными к руководству и исполнению подразделениями фирмы.

6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

6.1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных на отдел задач и функций несет заведующий отделом.

6.2. Степень ответственности других работников устанавливается должностными инструкциями.