I. Общие
положения
1.1. Настоящий порядок определяет обязательные для всех
исполнителей требования но учету, размножению, хранению,
использованию, отбору для архивного хранения и уничтожению
документов, содержащих коммерческую тайну-
1.2. Организация и ведение делопроизводство документов,
содержащих коммерческую тайну, возлагается на специальное
подразделение к составе Службы безопасности или на специально
назначенных работников предприятия (далее по тексту
спецподразделение).
1.3. Структура, штаты и численность спецподразделения
определяется руководством предприятия в зависимости от объема
документооборота.
1.4. Для всех работников спецподразделения необходимо
разработать должностные инструкции с указанием их прав,
обязанностей и ответственности.
II. Размещение спецподразделения
2.1.
Спецподразделение должно быть, расположено и отдельных,
изолированных помещениях, несанкционированный доступ в которые
должен быть исключен.
2.2. Документы.
содержащие коммерческие секреты, следует хранить, в
металлических шкафах, сейфах или на металлических
закрывающихся стеллажах, либо в помещениях секретного
подразделения, либо, с разрешения руководства предприятия, в
других подразделениях при обеспечении условий их
гарантированной сохранности.
В любом случае
необходимо обеспечить раздельное хранение документов,
содержащих коммерческую тайну, от других документов
(отдельные сейфы, шкафы, стеллажи).
III. Учет документов, содержащих коммерческие секреты
3.1 Все документы с
грифом
"коммерческая
тайна"
подлежат учету в спецподразделении.
3.2
Учет документов, содержащих коммерческую тайну, осуществляется
отдельно от содержащих гостайну и несекретных документов.
3.3 С
целью сохранности документов, облегчение справочной работы и
обеспечения контроля исполнения рекомендуется вести следующие
виды учета:
-
учет и регистрация
входящих документов;
-
учет и регистрация
исходящих документов;
-
инвентарный учет;
-
номенклатура дел,
журналов и карточек
3.4. Прием и регистрация поступивших на предприятие
документов, содержащих коммерческую тайну:
а) прием и
регистрация поступивших на предприятие документов. Содержащих
коммерческую тайну:
б) при поступлении
всей получаемой корреспонденции а также при получении
корреспонденции в нерабочее время дежурным по предприятию
пакеты с грифом
"Коммерческая
тайна"
не вскрываются а передаются в спецподразделение:
в) в случае
отсутствия (недостачи) в пакетах документов (экземпляров,
листов, приложений ) с грифом
"коммерческая
тайна"
составляется соответствующий акт в двух экземплярах, один из
которых высылается отправителю;
г) регистрация
поступивших документов проводится на карточках или в
журналах, которые должны иметь аналогичные грифы;
д) картотеки или
журналы учета входящих документов учитываются в номенклатуре.
Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются;
е) на первом листе
зарегистрированного входящего документа с грифом
"коммерческая
тайна"
проставляется штамп, делается отметка с указанием предприятия,
входящий номер документа, дата регистрации, количество листов
основного документа и прилодений;
ж) па нервом листе каждого приложения к входящему документу
проставляется штамп (делается отметка) с указанием номера
входящего документа, приложением к которому является данный
документ и количество листов данного приложения;
3.5 Печатание и учет подготовленных на предприятии документов,
содержащих коммерческую тайну:
а) печатание
документов производится в спецподразделении По решению
руководителя предприятия печатание может быть разрешено в
рабочих помещениях исполнителей документов при условии
соблюдения требований конфиденциальности;
б) на последнем листе каждого экземпляра отпечатанного
документа проставляется количество отпечатанных экземпляров,
фамилия исполнителя, фамилия лица, печатавшего документ и дата
исполнения.
в) отпечатанный
документ, в также материалы, подготовленные в рукописном или
графическом исполнении, регистрируются в спецподразделении на
соответствующих карточках или в журналах, имеющих
соответствующие графы.
Картотеки или журналы учета подготовленных документов
учитываются в номенклатуре. Листы журналов нумеруются,
прошиваются и опечатываются.
Учетные номера проставляются на первом листе каждого
экземпляра документа, а также на последнем листе перед
отметкой о количестве отпечатанных экземпляров;
г) все черновики, а также варианты и испорченные при
печатании листы должны быть сданы в спецподразделение для
уничтожения (при использовании персональных компьютеров для
подготовки документов создается спецархив для магнитных
носителей информации и организуется строгий порядок их учета,
хранения, копирования и уничтожения, исключающий возможность
утечки закрытой информации);
3.6. Инвентарный учет документов, содержащих коммерческие
секреты:
а) инвентарному
учету подлежат разработанные на предприятии и присланные
из других
предприятий документы, не подлежащие подшивке в дела.
Присланные документы берутся на инвентарный учет после их
регистрации но входящему учету и рассмотрения соответствующими
исполнителями;
б) на инвентарный
учет не берутся документы, присланные
на согласование и во временное пользование;
к) при необходимости инвентарный учет может вестись раздельно
(по отдельным картотекам, в отдельных журналах) по
наименованиям и видом документов, а также по видам
производства;
г) инвентарный учет ведется по соответствующим карточкам
или журналам, имеющим аналогичные грифы. Картотеки или журналы
учитываются в номенклатуре. Листы журналов нумеруются,
прошиваются и опечатываются;
д) на документах, взятых на инвентарный учет, проставляется
штамп с указанием инвентарного номера и даты регистрации.
3.7. Учет дел,
журналов, карточек. Формирование дел с грифом "коммерческая
тайна":
а) дела, журналы, картотеки учитываются по общей номенклатуре
дел предприятия. При этом под индексом, присвоенным данному
делу, журналу, картотеке, проставляется гриф "
коммерческая тайна", после графы "Заголовок дела" вводится
графа "Фамилии исполнителей, которым предоставлено право
пользования делом";
б) документы с грифом "коммерческая тайна"
подшиваются в дела в соответствии с номенклатурой после их
исполнения. Все дела с грифом "коммерческая тайна" независимо
от сроков их хранения должны иметь внутреннюю опись, которая
выполняет функцию учета документов внутри каждого дела;
в) листы дело нумеруются, после закрытия дела прошиваются и
опечатываются. Заверительный лист подписывается сотрудниками
спецподразделения.
IV. Отправка документов с грифом "коммерческая тайна"
4.1 Отправка
документов с грифом
"коммерческая
тайна"
во внешние организации осуществляется по разрешению лиц,
которым даны на это соответсвующие полномочия руководителем
предпритяия.
4.2 Документы
отправляются заказными или ценными письмами и заказными
бандеролями. По согласованию с соответствующими органами
желательно использовать каналы специальной связи.
4.3 При
отправке документов заказными или ценными отправлениями не
следует проставлять на пакетах гриф "коммерческая
тайна",
что может спровоцировать хищение документа и привести к утечке
информации. В таких случаях рекомендуется использовать двойной
конверт, с указанием на внутреннем конверте грифа "коммерческая
тайна"
и номера документа, а на внешнем адреса получателя.
4.4 Исходящим
номером документа с грифом "коммерческая тайна" является
номер, за которым зарегистрирован документ.
4.5 После
отправки документа в карточке (журнале учета), по которому
зарегестрирован отправляемый документ, является отметка об
отправке заверяемая подписью лица, производившего отправку.
4.6 При
необходимости документы с грифом "коммерческая тайна"
могут доставляться адресату нарочным из числа сотрудников,
допущенных к работе с такими документами.
V
Размножение документов с грифом
"коммерческая
тайна"
5.1
5.2 Размножение документов и снятие копий производится по
письменному опредлению лиц, определенных руководителем
подразделения. Дополнительно размноженные экземпляры
документов уничтожаются спецподразделением за номерами
подлинников.
5.3 Выписки из документов с грифом "Коммерческая
тайна"
производится по разрешению соответсвующих руководителей и
учитываются за новым номером по карточкам (журналам) учета
подготовленных документов. На самом документе, из которого
производилась выписка, делается отметка, заверенная подписью
лица, производившего выписку.
VI.
Уничтожение документов с грифом "коммерческая тайна."
6.1. Уничтожение документов с грифом "коммерческая тайна", в
том числе черновиков, бракованных листов и испорченных копий,
должно производится спецподразделением с обязательной
простановкой отметок об уничтожении в соответствующих учетных
документах.
6.2. Порядок уничтожения черновиков, испорченных листов,
неподписанных проектов документов с грифом "коммерческая
тайна"
а) сданные в спецподразделение черновики документов,
испорченные листы:, варианты и неподписанные проекты
документов надрываются и помещаются в опечатанную урну (мешок,
ящик, портфель). В учетных данных документа (карточке,
журнале) делается отметка об уничтожении черновика с
указанием количества листов и проставлением подписи
сотрудника спецподразделения и даты;
б) по мере накопления содержимое урны (мешка, ящика, портфеля)
изымается работниками спецподразделения и уничтожается.
Периодичность изъятия может устанавливаться начальником
спецподразделения в зависимости
от
количества документов и условий уничтожения;
в) уничтожение документов
с грифом "коммерческая тайна" производится установленным
порядком в соответствии со сроками хранения
г) разрешение на уничтожение дает руководитель
подразделения, к деятельности которого относится документ,
путем проставления в учетной карточке (журнале) резолюции
"Уничтожить", своей подписи и даты;
д) при проведении экспертизы ценности документов перед их
передачей на архивное состояние, отбор документов на
уничтожение производит экспертная комиссия;
е) отобранные для
уничтожения документы и дела с грифом "коммерческая тайна"
вносятся в акт установленной формы, сверяются перед
уничтожением работниками спецподразделения с учетными данными
н уничтожаются.;
ж) после
уничтожения в учетных данных производятся отметки с указанием
номера акта, даты уничтожения и подписи сотрудников,
производивших уничтожение.
з) уничтожение документов и дел с грифом "коммерческая тайна"
должно производится путем их сожжения или измельчения или
другим путем исключающим восстановление текста документов.
VII. Проверка
наличия документов с грифом
"коммерческая
тайна"
7.1. В ходе проверок устанавливается соответствие наличия
документов учетных данных, правильность ведения учетов,
проверяется порядок обращения с документами, рассматриваются
вопросы снятия грифа.
7.2. Проверки проводятся комиссионно, с обязательным
включением в комиссию работников,
ответственных за учет и хранение документов с грифом
"коммерческая тайна".
7.3 Проверки осуществляются от учетных данных к документам,
проверяется наличие всех зарегистрированных экземпляров.
Документы, хранящиеся россыпью проверяются полистно. В ходе
проверок устанавливается соответствие и правильность,
заполнения граф учетных карточек и журналов, наличие отметок
об отправке, возврате, размножении и уничтожении документов.
7.4. Рекомендуется проводить ежеквартальные и ежегодные
проверки наличия документов с грифом
"коммерческая
тайна".
7.5. Проверки наличия документов проводятся также при
смене руководителя спецподразделения или сотрудников этих
подразделений, ответственных за учет и хранение документов.
7.6. Результаты проверок оформляются актами. Акты подписывают
члены комиссии по проверке наличия документов и утверждают у
руководителя предприятия.
VIII
Порядок
хранения и обращения с документами с грифом
"коммерческая
тайна
"
81. Документы с грифом
"коммерческая
тайна"
в нерабочее время должны хранится в помещениях
спецподразделения. Хранение документов в нерабочее время в
других помещениях допускается с разрешения руководства
предприятия при наличии условий , обеспечивающих их
сохранность.
8.2 Выдача документов с грифом
"коммерческая
тайна"
сотрудниками предприятий, а также сотрудникам других
предприятий и учреждений производится только по разрешению
должностных лиц в соответствии с действующей на предпритии
разрешительной системой под роспись в соответствующей
карточке учета выдачи документа или дела или в учетной
карточке документа.
8.3. Передача документов с грифом "коммерческая тайна" между
сотрудниками предприятия может осуществляться только под
расписку и в пределах круга лиц, допущенных к данному
документу в соответствии с деист куницей на предприятии
разрешительной системой.