I. Общие положения

    1.1. Настоящий порядок определяет обязательные для всех исполнителей требования но учету, размножению, хранению, использованию, отбору для архивного хранения и уничтожению документов, содержащих коммерческую тайну-

    1.2. Организация и ведение делопроизводство документов, содержащих коммерческую тайну, возлагается на специальное подразделение к составе Службы безопасности или на специально назначенных работников предприятия (далее по тексту спецподразделение).

    1.3. Структура, штаты и численность спецподразделения определяется руководством предприятия в зависимости от объема документооборота.

    1.4. Для всех работников спецподразделения необходимо разработать должностные инструкции с указанием их прав, обязанностей и ответственности.

II. Размещение спецподразделения

2.1. Спецподразделение должно быть, расположено и отдельных, изолированных помещениях, несанкционированный доступ в которые должен быть исключен.

2.2. Документы. содержащие коммерческие секреты, следует хранить, в металлических шкафах, сейфах или на металлических закрывающихся стеллажах, либо в помещениях секретного подразделения, либо, с разрешения руководства предприятия, в других подразделениях при обеспечении условий их гарантированной  сохранности.

В любом случае необходимо обеспечить раздельное хранение документов, содержащих  коммерческую тайну, от других документов (отдельные сейфы, шкафы, стеллажи).

III. Учет документов, содержащих коммерческие секреты

3.1 Все документы с грифом "коммерческая тайна" подлежат учету в спецподразделении.

3.2 Учет документов, содержащих коммерческую тайну, осуществляется отдельно от содержащих гостайну и несекретных документов.

3.3 С целью сохранности документов, облегчение справочной работы и обеспечения контроля исполнения рекомендуется вести следующие виды учета: 

-         учет и регистрация входящих документов;

-         учет и регистрация исходящих документов;

-         инвентарный учет;

-         номенклатура дел, журналов и карточек

3.4. Прием и регистрация поступивших на предприятие документов, содержащих коммерческую  тайну:

а)  прием и регистрация поступивших на предприятие документов. Содержащих коммерческую тайну:

б)  при поступлении всей получаемой корреспонденции а также при получении корреспонденции в нерабочее время  дежурным по предприятию пакеты с грифом "Коммерческая тайна" не вскрываются а передаются в спецподразделение:

в)   в случае отсутствия (недостачи) в пакетах документов (экземпляров, листов, приложений ) с грифом "коммерческая тайна" составляется соответствующий акт  в двух экземплярах, один из которых высылается отправителю;

г) регистрация поступивших документов проводится на  карточках или в журналах, которые должны иметь аналогичные грифы;

д) картотеки или журналы учета входящих документов учитываются в номенклатуре. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются; 

е) на первом листе зарегистрированного входящего документа с грифом "коммерческая тайна" проставляется штамп, делается отметка с указанием предприятия, входящий номер документа, дата регистрации, количество листов основного документа и прилодений;  

ж) па нервом листе каждого приложения к входящему документу проставляется штамп (делается отметка) с указанием  номера входящего документа, приложением к которому является данный документ и количество листов данного приложения;

3.5 Печатание и учет подготовленных на предприятии документов, содержащих коммерческую тайну:

а) печатание документов производится в спецподразделении По решению руководителя предприятия печатание может быть разрешено в рабочих помещениях исполнителей документов при условии соблюдения требований конфиденциальности;

б)  на последнем листе каждого экземпляра отпечатанного документа проставляется количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, фамилия лица, печатавшего документ и дата исполнения. 

в) отпечатанный документ, в также материалы, подготовленные в рукописном или графическом исполнении, регистрируются в спецподразделении на соответствующих карточках или в журналах, имеющих соответствующие графы.

Картотеки или журналы учета подготовленных документов учитываются в номенклатуре. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются.

Учетные номера проставляются на первом листе каждого экземпляра документа, а также на последнем листе перед отметкой о количестве отпечатанных экземпляров;

г) все черновики, а также варианты и испорченные  при печатании листы должны быть сданы в спецподразделение для уничтожения (при использовании персональных компьютеров для подготовки документов создается спецархив для магнитных носителей информации и организуется строгий порядок их учета, хранения, копирования и уничтожения, исключающий возможность утечки закрытой информации);

    3.6. Инвентарный учет документов, содержащих коммерческие секреты:

 а) инвентарному учету подлежат разработанные на предприятии и присланные из других предприятий документы, не подлежащие подшивке в дела. Присланные документы берутся на инвентарный учет после их регистрации но входящему учету и рассмотрения соответствующими исполнителями;

б) на инвентарный учет не берутся документы, присланные на согласование и во временное пользование;

к) при необходимости инвентарный учет может вестись раздельно (по отдельным картотекам, в отдельных журналах) по наименованиям и видом документов, а также по видам производства;

г) инвентарный учет ведется по соответствующим карточкам или журналам, имеющим аналогичные грифы. Картотеки или журналы учитываются  в номенклатуре. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются;

д) на документах, взятых на инвентарный учет, проставляется штамп с указанием инвентарного номера  и даты регистрации.

3.7. Учет дел, журналов, карточек. Формирование дел с грифом "коммерческая тайна":

а) дела, журналы, картотеки учитываются по общей номенклатуре дел предприятия. При этом под индексом, присвоенным данному делу, журналу, картотеке,  проставляется гриф    " коммерческая тайна", после графы "Заголовок дела" вводится графа "Фамилии исполнителей, которым предоставлено право пользования  делом";

б) документы с грифом "коммерческая тайна" подшиваются в дела в  соответствии с номенклатурой после их исполнения. Все дела с грифом "коммерческая тайна" независимо от сроков их хранения должны иметь внутреннюю опись, которая выполняет функцию учета документов внутри каждого дела;

в) листы дело нумеруются, после  закрытия дела прошиваются и опечатываются. Заверительный лист подписывается сотрудниками спецподразделения.

IV. Отправка документов с грифом "коммерческая тайна"

4.1 Отправка документов с грифом "коммерческая тайна" во внешние организации осуществляется по разрешению лиц, которым даны на это соответсвующие полномочия руководителем предпритяия.

4.2 Документы отправляются заказными или ценными письмами и заказными бандеролями. По согласованию с соответствующими органами желательно использовать каналы специальной связи.

4.3 При отправке документов заказными или ценными отправлениями не следует проставлять на пакетах гриф "коммерческая тайна", что может спровоцировать хищение документа и привести к утечке информации. В таких случаях рекомендуется использовать двойной конверт, с указанием на внутреннем конверте грифа "коммерческая тайна" и номера документа, а на внешнем адреса получателя.

4.4 Исходящим номером документа с грифом "коммерческая тайна" является номер, за которым зарегистрирован документ.

4.5 После отправки документа в карточке (журнале учета), по которому зарегестрирован отправляемый документ, является отметка об отправке заверяемая подписью лица, производившего отправку.

4.6 При необходимости документы с грифом "коммерческая тайна" могут доставляться адресату нарочным из числа сотрудников, допущенных к работе с такими документами.

V Размножение документов с грифом "коммерческая тайна"

5.1 Размножение документов и снятие копий производится по письменному опредлению лиц, определенных руководителем подразделения. Дополнительно размноженные экземпляры документов уничтожаются спецподразделением за номерами подлинников.

5.2 Выписки из документов с грифом "Коммерческая тайна" производится по разрешению соответсвующих руководителей и учитываются за новым номером по карточкам (журналам) учета подготовленных документов. На самом документе, из которого производилась выписка, делается отметка, заверенная подписью лица, производившего выписку.

 VI. Уничтожение документов с грифом "коммерческая тайна."

6.1. Уничтожение документов с грифом "коммерческая тайна", в том числе черновиков,  бракованных листов и испорченных копий, должно производится  спецподразделением с обязательной простановкой отметок об уничтожении в соответствующих учетных документах.

6.2. Порядок уничтожения черновиков, испорченных листов, неподписанных проектов документов с грифом  "коммерческая тайна"

а) сданные в спецподразделение  черновики документов, испорченные листы:, варианты и неподписанные  проекты документов надрываются и помещаются в опечатанную урну (мешок, ящик, портфель). В учетных  данных документа (карточке, журнале) делается отметка об уничтожении черновика с указанием  количества листов и проставлением  подписи сотрудника спецподразделения  и даты;

б) по мере накопления содержимое урны (мешка, ящика, портфеля) изымается работниками  спецподразделения и уничтожается. Периодичность изъятия  может  устанавливаться  начальником спецподразделения в зависимости от количества документов и условий уничтожения;

в) уничтожение документов с грифом "коммерческая тайна" производится установленным порядком в соответствии со сроками хранения 

г) разрешение на уничтожение  дает  руководитель подразделения, к деятельности которого относится документ, путем проставления в учетной карточке (журнале) резолюции "Уничтожить", своей подписи и даты;

д) при проведении экспертизы ценности документов перед их передачей на архивное состояние, отбор документов на уничтожение производит экспертная  комиссия;

е) отобранные для уничтожения документы и дела с грифом "коммерческая тайна" вносятся в акт установленной формы, сверяются перед уничтожением работниками  спецподразделения с учетными данными н уничтожаются.;

ж) после уничтожения в учетных данных производятся отметки с указанием номера акта, даты уничтожения и подписи сотрудников, производивших уничтожение.

з) уничтожение документов и дел с грифом "коммерческая тайна" должно производится  путем их сожжения  или измельчения или другим  путем исключающим восстановление текста документов.

VII. Проверка наличия документов с грифом "коммерческая тайна"

7.1. В ходе проверок устанавливается соответствие наличия документов учетных данных, правильность ведения учетов, проверяется порядок обращения  с документами, рассматриваются вопросы снятия грифа.

7.2. Проверки проводятся комиссионно, с обязательным включением в комиссию работников, ответственных за учет и хранение документов с грифом "коммерческая тайна".

7.3 Проверки осуществляются от учетных данных к документам, проверяется наличие всех зарегистрированных экземпляров. Документы, хранящиеся россыпью проверяются полистно. В ходе проверок устанавливается соответствие  и правильность, заполнения граф учетных карточек и журналов, наличие отметок об отправке, возврате, размножении и уничтожении документов.  

7.4. Рекомендуется проводить ежеквартальные и ежегодные проверки наличия документов с грифом "коммерческая тайна".

7.5. Проверки наличия документов проводятся  также при смене руководителя спецподразделения или сотрудников этих подразделений, ответственных за  учет и хранение документов.

7.6. Результаты проверок оформляются актами. Акты подписывают члены комиссии по проверке наличия документов и утверждают у руководителя предприятия.

VIII Порядок хранения и обращения с документами с грифом "коммерческая тайна "

81. Документы с грифом "коммерческая тайна" в нерабочее время должны хранится в помещениях спецподразделения. Хранение документов в нерабочее время в других помещениях допускается с разрешения руководства предприятия при наличии условий , обеспечивающих их сохранность. 

8.2 Выдача документов с грифом "коммерческая тайна" сотрудниками предприятий, а также сотрудникам других предприятий и учреждений производится  только по разрешению должностных лиц в соответствии с действующей на предпритии  разрешительной   системой под роспись в соответствующей карточке учета выдачи документа или дела или в учетной карточке документа. 

8.3. Передача документов  с грифом "коммерческая тайна" между сотрудниками предприятия может осуществляться  только под  расписку и в  пределах круга лиц,  допущенных к данному документу в соответствии с деист куницей на предприятии разрешительной системой.